Description
Ce service géré analyse en continu les candidatures reçues, attribue une note aux candidats en fonction des critères du poste et automatise la planification des entretiens dans votre agenda et votre système de gestion des candidatures (ATS). Nous configurons les règles d'évaluation, connectons votre ATS, votre messagerie électronique et votre agenda, puis assurons le fonctionnement de ce processus automatisé sous forme de service continu. Vos recruteurs consacrent ainsi moins de temps aux tâches administratives et davantage aux activités de recrutement à forte valeur ajoutée.
implementi.ai assure l'exploitation, la surveillance et la maintenance du système d'automatisation après son lancement : nous gérons les connexions, affinons les modèles de présélection, corrigeons les erreurs d'intégration et mettons à jour les règles de planification à mesure que votre processus de recrutement évolue.
Le problème
Sans automatisation, la présélection des candidats et la planification des entretiens sont des tâches manuelles et fragmentées. Les recruteurs ouvrent les CV reçus par e-mail ou via l’ATS, comparent manuellement les compétences aux exigences du poste, copient les disponibilités d’un agenda à l’autre, puis négocient les horaires avec les responsables du recrutement. Cela engendre des goulots d’étranglement, des évaluations incohérentes, des délais de proposition d’offre prolongés et une expérience candidat médiocre. À mesure que le volume de recrutement augmente, ces étapes manuelles s’avèrent peu évolutives : plus il y a de candidatures, plus les efforts redondants sont nombreux, plus les chaînes de planification s’allongent et plus les créneaux d’entretien manqués ou les doubles réservations sont fréquents. Il devient de plus en plus chronophage de maintenir à jour l’exactitude des fiches d’évaluation, des disponibilités des intervieweurs et de l’historique des candidats.
Ce que cette solution automatise
Le gestionnaire d'entretien et de présélection basé sur l'IA automatise l'ensemble du processus de présélection et d'organisation des entretiens, tout en conservant les validations humaines lorsque cela s'avère nécessaire. Il traite les nouvelles candidatures, classe les candidats par ordre de priorité, lance les processus de prise de rendez-vous et met à jour votre système de gestion des candidatures (ATS) ou votre agenda avec les entretiens confirmés.
- Analyse et normalisation des CV, des lettres de motivation et des liens vers les profils publics afin de les transformer en fiches de candidats structurées.
- Évaluation par l'IA selon des critères spécifiques à chaque poste et des tableaux de bord configurables.
- Vérification automatisée des disponibilités des enquêteurs et propositions de créneaux horaires via des intégrations de calendrier ou par e-mail.
- Mises à jour bidirectionnelles des fiches ATS : scores de présélection, statuts des entretiens et remarques.
- Les alertes d'exception concernant les candidats signalés ou les conflits d'horaires sont transmises aux recruteurs ou aux responsables du recrutement.
- Ajustement continu des règles de filtrage et suivi de l'état de fonctionnement du système automatisé.
Les avantages pour votre entreprise
- Création plus rapide de listes de présélection. L'analyse et la notation automatisées permettent de réduire le temps que les recruteurs consacrent au tri des candidatures, ce qui permet d'identifier plus rapidement les meilleurs candidats.
- Une planification fiable. Les propositions de créneaux horaires adaptées au calendrier et les confirmations automatiques réduisent les échanges incessants et limitent le risque de doubles réservations ou d'annulations de dernière minute.
- Une évaluation cohérente. Des fiches d'évaluation spécifiques à chaque poste garantissent que les candidats sont évalués selon les mêmes critères et que les notes sont enregistrées dans le système de gestion des candidatures (ATS) à des fins d'audit.
- Une meilleure expérience candidat. Des réponses plus rapides et des communications claires concernant le calendrier permettent de mettre en place un processus de recrutement plus professionnel et plus efficace.
- Allègement de la charge administrative. Les recruteurs et les responsables du recrutement consacrent moins de temps à la coordination et davantage à mener des entretiens avec des candidats à fort potentiel.
Un cas d'utilisation concret
Une entreprise de taille moyenne recrute en permanence pour plusieurs postes techniques et non techniques. Les candidatures parviennent via la page « Carrières » et par e-mail aux recruteurs, et l’équipe de recrutement utilise un système de gestion des candidatures (ATS) ainsi que Google Agenda. Les recruteurs ont besoin d’un moyen fiable pour trier un volume important de candidatures, présenter une liste restreinte classée par ordre de priorité aux responsables du recrutement et ouvrir des créneaux d’entretien sans avoir à jongler manuellement avec les agendas. L'outil « AI Interview Screening & Schedule Manager » analyse chaque candidature, applique les règles de notation convenues et, lorsque les candidats dépassent le seuil requis, propose des créneaux d'entretien aux recruteurs et aux candidats. Les recruteurs ne s'occupent plus que des exceptions et des validations finales, ce qui réduit de plusieurs jours le travail de coordination tout en leur permettant de garder le contrôle total sur les décisions de recrutement.
À qui s'adresse-t-il ?
- Les équipes RH des PME en pleine croissance qui reçoivent un volume de candidatures modéré à élevé et souhaitent réduire les tâches manuelles liées au tri et à la planification.
- Les agences de recrutement qui gèrent un grand nombre de postes et ont besoin d'un processus de présélection cohérent et d'une planification rapide pour l'ensemble de leurs clients.
- Les responsables du recrutement qui ont besoin de s'assurer de la disponibilité des personnes chargées des entretiens et de réduire les conflits d'horaires.
- Les entreprises qui utilisent un système de gestion des candidatures (ATS) associé à Google Workspace ou Microsoft 365 et qui souhaitent automatiser les étapes récurrentes du processus de recrutement sans remplacer leurs systèmes existants.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre la gestion de l'automatisation et l'assistance opérationnelle continue pour le processus de recrutement convenu. implementi.ai assure la maintenance des connexions, surveille l'automatisation, applique les correctifs de routine et met à jour les règles de présélection ou de planification selon les besoins.
- Fonctionnement du système d'automatisation et exécutions programmées des analyses.
- Intégration avec les systèmes convenus avant le lancement (ATS, calendrier, messagerie électronique, visioconférence, le cas échéant).
- Traitement par IA pour l'analyse syntaxique, l'évaluation et la génération de messages.
- Surveillance du fonctionnement du système d'automatisation et gestion/correction des erreurs d'intégration.
- Maintenance et mises à jour de configuration raisonnables afin que la solution reste en adéquation avec votre processus de recrutement.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Les organisations qui ne recrutent qu'une fois de temps en temps ou qui reçoivent très peu de candidatures peuvent juger qu'une solution d'automatisation entièrement gérée n'est pas nécessaire.
- Les équipes qui préfèrent remplacer leur plateforme ATS ou leur agenda au cours du projet plutôt que d'intégrer les systèmes existants ; les modalités de lancement doivent être convenues au préalable.
Comment ça marche
- Saisie des données entrantes. Les nouvelles candidatures sont collectées à partir des sources convenues (webhook ATS, e-mail du recruteur, formulaire de candidature) puis harmonisées dans une fiche de candidat en vue d'un examen automatisé.
- Analyse syntaxique de la requête. Ce service extrait des données structurées des CV, des lettres de motivation et des liens vers les profils — compétences, expérience, formation et coordonnées — et les associe à l'offre d'emploi.
- Évaluation des rôles. L'IA applique la grille d'évaluation et les règles de pondération que vous avez définies pour attribuer une note au candidat et déterminer son classement (par exemple : retenir, mettre en attente, rejeter). Les recruteurs peuvent consulter ces notes avant que toute décision ne soit prise.
- Proposition de planning. Pour les candidats dépassant le seuil convenu, le système automatisé vérifie la disponibilité des recruteurs et propose des créneaux horaires via des invitations de calendrier ou des e-mails envoyés aux candidats ; les options sont filtrées en fonction de vos règles (fuseaux horaires, marges de temps, types de recruteurs).
- Confirmation et mise à jour de l'ATS. Lorsque le candidat accepte un créneau horaire, le système valide le rendez-vous dans les agendas des deux parties et enregistre le statut de l'entretien, la note attribuée et les remarques dans la fiche du candidat dans l'ATS.
- Gestion des exceptions. Les candidats signalés ou les conflits d'horaires sont transmis à un recruteur ou à un responsable du recrutement, accompagnés du contexte et de suggestions quant aux prochaines étapes, afin qu'une décision soit prise par une personne.
- Réglages et maintenance continus. implementi.ai surveille les performances, résout les erreurs d'intégration et ajuste les seuils de filtrage ou les règles de planification conformément à ce qui a été convenu.
Exemple de flux de travail
Imaginons, par exemple, une entreprise qui publie une offre d’emploi pour un poste dédié à la réussite client et reçoit plusieurs dizaines de candidatures en une semaine. Chaque candidature est enregistrée à partir du formulaire de recrutement et des e-mails, puis intégrée au processus d’automatisation. L’IA analyse les CV, identifie les années d’expérience pertinente et applique une grille d’évaluation configurée qui met l’accent sur la connaissance des produits SaaS et la gestion de compte. Les candidats dont le score dépasse le seuil déclenche un processus de prise de rendez-vous automatisé : le système vérifie les agendas de trois recruteurs désignés, propose trois créneaux horaires au candidat par e-mail et, dès qu’un créneau est accepté, crée les événements dans l’agenda, joint un lien vers la réunion et met à jour la fiche du système de gestion des candidatures (ATS) avec le score et les notes du recruteur. Tout candidat signalé pour un examen manuel ou présentant des disponibilités incompatibles est transmis au recruteur avec des actions suggérées.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes auxquels nous nous connectons généralement, on trouve les systèmes de gestion des candidatures (par exemple : Greenhouse, Lever, Workable), les plateformes SIRH (BambooHR, Personio), les fournisseurs de services de messagerie et de calendrier (Google Workspace, Microsoft 365) et les plateformes de visioconférence (Zoom, Microsoft Teams). Nous pouvons également intégrer des outils de messagerie tels que Slack pour les alertes destinées aux recruteurs. Ces exemples sont donnés à titre indicatif ; la compatibilité finale est confirmée lors de la définition du périmètre du projet.
Méthodes de connexion
Les connexions sont mises en œuvre à l'aide des API et des webhooks disponibles, dans la mesure du possible. Lorsque les API ne sont pas disponibles, le service peut recourir à l'analyse sécurisée des e-mails, à des exportations/importations CSV programmées ou à Google Sheets en tant qu'intermédiaire. Les interactions avec les calendriers utilisent généralement des API de calendrier (Google Calendar ou Microsoft Graph) et les liens vidéo sont créés via l'API du fournisseur de visioconférence ou via des modèles de réunion configurés.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons des systèmes ATS, de calendrier et de messagerie à connecter, nous fournissons les identifiants API ou un accès limité, nous définissons les tableaux de bord des rôles et les règles de planification, et nous confirmons quels événements doivent déclencher des actions automatisées. Nous convenons également des règles de traitement des exceptions et du niveau d'approbation requis de la part des recruteurs. La compatibilité et les méthodes d'accès sont validées avant la mise en œuvre.
FAQ
Est-ce que cela peut fonctionner avec notre système de gestion des candidatures (ATS) si nous faisons appel à un fournisseur moins courant ?
Oui. Nous privilégions les intégrations via API, mais prenons également en charge les webhooks, les importations CSV ou la collecte d'adresses e-mail lorsque cela s'avère nécessaire. Nous vérifions la compatibilité lors de la phase de cadrage et choisissons la méthode de connexion la plus adaptée.
Dans quelle mesure les règles de filtrage sont-elles personnalisables ?
Le processus de sélection est hautement personnalisable : vous définissez la grille d'évaluation, les critères obligatoires et souhaitables, ainsi que les règles de seuil. implementi.ai vous aide à effectuer les réglages initiaux et applique les mises à jour convenues dans le cadre du service mensuel.
Les recruteurs valident-ils toujours les entretiens ?
Oui. Vous pouvez choisir si la planification s'effectue automatiquement pour les candidats dépassant un certain seuil ou si elle nécessite l'accord d'un recruteur avant que les créneaux horaires ne soient proposés. Les exceptions et les candidats signalés sont toujours transmis pour un examen manuel, conformément à vos règles.
Que se passe-t-il en cas de modification des calendriers ou d'annulation d'une réunion ?
Le système automatisé vérifie les événements confirmés et gère les annulations ou les reports en proposant d'autres créneaux horaires et en mettant à jour les dossiers ATS. Les conflits complexes sont transmis à un recruteur, accompagnés de suggestions de solutions.
Comment gérez-vous la confidentialité des candidats et l'accès aux données ?
Nous n'accédons qu'aux systèmes et aux données convenus lors de la phase de définition du périmètre. La méthode d'accès spécifique et les champs de données requis sont convenus avant le lancement. implementi.ai assure l'exploitation et la maintenance de l'automatisation selon ces paramètres convenus.
Comment se déroule le début de la mise en œuvre et combien de temps dure le lancement ?
La mise en œuvre commence par une session de diagnostic visant à valider les systèmes, les tableaux de bord et les règles de planification. La date de lancement dépend du nombre et du type d’intégrations, des identifiants disponibles et du périmètre convenu ; nous confirmons le calendrier et les étapes clés lors de la définition du périmètre.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quels systèmes ATS, de gestion de calendrier et de messagerie électronique vous utilisez actuellement, ainsi que le volume mensuel habituel de candidatures.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
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