Opis
Wiele rozwijających się firm wciąż poświęca sporo czasu na sprawdzanie każdej faktury dostawcy pod kątem zgodności z zamówieniami i dowodami dostawy. Praca ta jest powtarzalna, podatna na błędy i wymaga pilnego wykonania: przeoczone niezgodności opóźniają płatności, zmniejszają marże z powodu utraty rabatów lub prowadzą do podwójnych płatności i sporów z dostawcami. Zespoły potrzebują niezawodnego procesu, który działa codziennie, sygnalizuje tylko te faktury, które naprawdę wymagają interwencji człowieka, oraz zapewnia przewidywalność terminów płatności.
Czym zajmuje się ta usługa
Narzędzie AI PO-to-Invoice Reconciler na bieżąco porównuje przychodzące faktury od dostawców z zamówieniami zakupu i potwierdzeniami dostawy Twojej firmy. Usługa stosuje konfigurowalne reguły dopasowywania (numer zamówienia, kody pozycji, ilości, tolerancje cenowe i dane dostawcy), wykorzystuje technologię OCR w przypadku faktur dostarczanych w formie obrazów lub plików PDF oraz konsoliduje wyniki w codziennym raporcie wyjątków. Proste dopasowania są oznaczane jako rozliczone i śledzone; wyjątki są grupowane, wyjaśniane i uszeregowane według priorytetów, dzięki czemu pracownicy działu rozliczeń zobowiązań mają codziennie do czynienia ze znacznie mniejszą liczbą rekordów.
Jak to wygląda w praktyce
Po wstępnej konfiguracji system monitoruje źródła faktur, z których już korzystasz — pocztę elektroniczną, folder współdzielony lub okresowe eksporty z systemu księgowego. Każdego dnia roboczego otrzymujesz zwięzłe podsumowanie uzgodnienia: liczbę faktur dopasowanych automatycznie, uporządkowaną według priorytetów listę wyjątków wraz z sugerowanymi przyczynami (brak zamówienia, rozbieżność cenowa, niezgodność ilościowa) oraz zalecane dalsze działania dla każdego wyjątku. Pracownicy działu rozliczeń zobowiązań otwierają jedynie wyjątki, sprawdzają sugerowane poprawki i zatwierdzają działania. Efekt jest wymierny: mniej ręcznych dopasowań, szybsze zatwierdzanie, mniej opóźnień w płatnościach oraz przejrzystsze ścieżki audytowe.
Co zyskujesz
- Mniejsze obciążenie pracą ręczną: większość faktur jest automatycznie dopasowywana i usuwana z listy codziennych zadań do wykonania.
- Mniej opóźnień w płatnościach i odzyskane rabaty za wcześniejsze płatności dzięki przewidywalnemu przebiegowi obsługi.
- Niższy wskaźnik błędów: zduplikowane faktury i rozbieżności są wykrywane wcześniej, a do nich dołączane są jednoznaczne dowody.
- Przejrzysta obsługa wyjątków: każda usterka zawiera sugerowaną przyczynę oraz zalecane dalsze działania umożliwiające jej szybkie usunięcie.
- Lepsze relacje z dostawcami: szybsze i dokładniejsze płatności oraz mniej sporów.
Dla kogo jest przeznaczony
Usługa ta jest przeznaczona dla firm, które wystawiają i otrzymują zamówienia zakupowe oraz chcą zwiększyć skalę obsługi zobowiązań bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. Typowymi klientami są hurtownicy, dystrybutorzy, producenci oraz średniej wielkości firmy zajmujące się handlem elektronicznym, które regularnie otrzymują faktury od dostawców i pragną skrócić czas poświęcany na ręczne uzgadnianie rozliczeń.
Zarządzane przez implementi.ai
implementi.ai zajmuje się całą obsługą: konfigurujemy reguły dopasowywania dostosowane do potrzeb Twojej firmy, podłączamy niezbędne źródła dokumentów, monitorujemy codzienne przebiegi oraz zajmujemy się konserwacją, aktualizacjami i poprawkami. Jeśli reguły dopasowywania wymagają dostosowania — lub jeśli pojawi się nowy format dostawcy — dostosowujemy proces za Ciebie. Otrzymują Państwo codzienne podsumowanie oraz listę wyjątków; Państwa zespół interweniuje jedynie w sytuacjach, w których wymagana jest ludzka ocena.
Abonament: 99 PLN netto miesięcznie.
Aby rozpocząć pracę, potrzebny jest dostęp do przykładowych faktur, format eksportu zamówień zakupu oraz jedna osoba kontaktowa z zespołu księgowości do wstępnej konfiguracji reguł. Po skonfigurowaniu systemu zyskujesz łatwy w utrzymaniu, nieprzerwanie działający proces uzgadniania, który zapewnia przewidywalność zobowiązań, a Twojemu zespołowi pozwala skupić się na rozwiązywaniu wyjątków, a nie na powtarzalnym dopasowywaniu pozycji.
